igus关于合规举报的管理办法

根据《供应链法》制定和施行

第一版第01期，2024年1月

1. 举报处理机制的目标和范围

igus建立举报处理机制旨在确保，所有可能受影响的人员都能指出由于igus在其自身业务领域或igus供应链上的供应商在其业务领域的经济活动而导致的人权或环境风险以及违反职责的行为。

igus一直严格遵守《德国供应链法》的规定，我们的目标是尽早发现供应链上的潜在不当行为，以采取适当措施及时制止这些行为。

为此，igus鼓励大家将任何可能违反《德国供应链法案》规定的情况或行为的信息反馈给我们，我们会持续跟进。

我们供应链上的所有员工和各方都可以通过igus设立的举报处理机制，向igus报告任何人权或环境方面的风险或违规行为。

举报可匿名，igus承诺对举报人和内容严格保密。这使得igus有机会在早期阶段识别风险，并尽量在它们给人或环境造成危害之前将其解决。

2. 提出意见/报告违规行为的程序

我们有多种内部渠道可用于举报违反合规的行为（如报告上级或员工代表），同时igus举报系统可用于内部和外部举报。我们供应链中的任何人都可以使用该系统，无任何限制。

您可以登录我们的举报系统在线举报合规违规行为，该平台全天候免费开放，支持多语种且全球范围内可用。

提交报告时，请根据德国《供应链法》第2(2)和2(3)条的规定，重点说明人权和环境风险或违反职责相关的信息。

人权相关的违规情形包括

雇佣童工（禁止雇佣15岁以下的儿童）
强迫劳动
奴役、性剥削
未遵守当地法律的健康和安全规定
克扣工资
使用酷刑或侮辱性的待遇
结社自由
任何会严重损害受保护的法律地位，且其非法性显而易见的作为或不作为行为。

环境相关的禁令包括

禁止生产含汞化合物
禁止不当处理汞废物
禁止生产和使用特定化学品和持久性有机污染物
禁止以非环保的方式运输、收集、贮存和处置废弃物
污染土壤、水、空气和过度用水
任何会严重损害受保护的法律地位，且其非法性显而易见的作为或不作为行为。

3. 接收和初步评估报告

作为初步评估的一部分，人力资源部门会先确认报告是否与人权或环境或违反职责相关，以及所提交的报告是否正确。然后，我们会对可能产生的后果进行风险评估，比如使用风险矩阵等。

信息提供者会及时收到我们的反馈，表明信息已被我们记录下来。此外，之后的每个处理步骤的临时状态报告和最终结果，我们也会在受保护的环境下通过门户网站发送给举报人。

4. 评估程序

如果相关情况经过初步核实确有其事，我们会尽快启动内部调查程序，以澄清事实。之后我们会对事件进行详细调查。

5. 采取必要措施

调查结束后，igus会判断是否需要采取措施来消除、减少或避免日后可能出现的侵权行为。为此，我们会分析具体的纠正和改进措施。作为分析的一部分，我们还会将受违规事件影响的人群的期待纳入考量范围。最终采取的必要措施可能只是针对我们业务部门的内部措施，如调整流程、制定新的指导方针或改进培训理念等。当然，我们也可能会要求第三方或对其采取一些措施。我们会对各项措施的实施情况进行监督，并会通过细小的流程步骤来严格审查其有效性。

6. 文件存档

所有报告、调查活动和结果都有文件记录，并在指定地点存档。文件的保存符合相关法律要求和数据保护期限。浏览文件和访问权限都有严格规定。此外，根据法律要求，我们会告知所有数据当事人所开展的调查以及在此背景下处理的个人数据。

7. 风险分析和报告

报告处理的结果会被纳入我们的风险分析中。我们会根据报告的数量和处理情况编写并发布年度报告。此外，我们还会向管理层提交特别报告。

8. 有效性测试

我们会对上述与举报处理有关的所有系统和流程的有效性进行特别审查，至少每年一次。

9. 举报人保护

获取与可能的人权、环境风险或违反职责相关的信息对igus和我们的供应链而言意义重大。

因此，在整个举报过程中我们都允许匿名对话。我们保证始终对匿名对话进行保密。我们不会记录IP地址。为了在技术层面保护举报人，我们引入了以下程序：

传输加密：igus举报系统数据库中存储的所有数据均已加密。
基于规则的删除例行程序支持符合数据保护要求的删除。
定期IT安全审计监测系统安全。

在igus举报系统中提交报告后，举报人不会因此受到任何负面影响。交流过程始终保密（见第3条），我们内部也会采取适当措施予以保障。

10. 举报方式

如果您对我们的举报处理有任何意见或建议，欢迎随时联系我们的人力资源部门，咨询电话：+49 2203 9639 151。

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